Lo dice Harvard: 7 de cada 10 reuniones no sirven para nada

Aunque las reuniones de trabajo pueden ser fundamentales para el correcto desempeño de la vida laboral, cada vez hay más estudios que cuestionan la verdadera utilidad de estas reuniones con respecto a la productividad de los trabajadores. 
 

La revista de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard ha abordado esta cuestión a partir de una encuesta realizada entre cientos de ejecutivos y trabajadores. Las conclusiones son reveladoras: hasta el 70% de las reuniones serían prescindibles, en la medida en que generan muchos más problemas que soluciones. 

La investigación muestra que el 92% de los empleados considera que las reuniones son improductivas. Y es que, a pesar de lo que pueda pensarse, el nuevo estudio de Harvard señala que durante la pandemia se produjo una disminución del 20% en la duración promedio de los encuentros. Sin embargo, el número de sesiones celebradas aumentó, de media, un 13,5 %. 
 

La revista Forbes ha informado de las conclusiones de diversos empresarios sobre cómo modificar la incidencia negativa que pueden tener las reuniones. Entre las posibles soluciones aportadas están:

1) la introducción de un límite de 20 minutos que actúa como tope a la duración de estas citas

2) la aplicación de una cifra máxima de reuniones diarias o semanales

3) la regla de realizar las reuniones de pie, evitando sentarse y generando así un incentivo para que las conversaciones sean más ágiles. 

Productividad

 
En las 76 empresas encuestadas se descubrió que la productividad de los empleados era un 71% más alta cuando los encuentros se reducían un 40%. Según los investigadores, esto se debe, en gran medida, a que los empleados se sienten más empoderados y autónomos. Así, en lugar de regirse por el horario, se les permite hacerse cargo de sus listas de tareas pendientes y se responsabilizaron de las mismas, lo que en consecuencia aumentó su satisfacción en un 52%. 

Por otro lado, el estudio demuestra que eliminar el 60% de las reuniones aumenta, en estas empresas, la cooperación en un 55%, ya que se da a los trabajadores la posibilidad de hallar mejores formas de conectarse entre los miembros de los equipos a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos, como Slack o Teams, para ayudar en las comunicaciones específicas de cada proyecto. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57%, lo que mejoró el bienestar general de los empleados. 

Por último, la comunicación fue un 65% más clara y más efectiva, favoreciendo que hubiera muchos menos malentendidos. Para revisar una tarea o solicitud, las personas revisarían rápidamente una conversación anterior de Slack o el resumen de un proyecto. Así, el uso frecuente de frases como "Pensé que me habías dicho..." o "Tenía la impresión" rara vez se usaban entre estos trabajadores.